「LINEに書くだけ」は変えずに、大学ヨット部の運営を自動化した話

Claude Code 用プロンプト：広島大学ヨット部 運営支援アプリ

使い方：「---」から下をすべてコピーして Claude Code に貼り付けてください。金額など未定の部分は【後で伝える】、まだ決まっていない部分は【要確認】にしてあります。Claude Code が作業の最初に質問してくるので、その場で答えれば大丈夫です。

依頼

広島大学ヨット部の「欠席管理・スケジュール・買い出し・経理」の手間をまとめて減らすアプリを、私と一緒に設計・実装してください。

最重要の方針：今の仕組みは変えない

このアプリは部の今のやり方を自動化・補助するためのもので、運用ルールを変えるものではありません。次の点は必ず守ってください。

• 欠席連絡は今までどおり LINE「よっとぶー」に自由な文章で投稿する。書式の強制はしない。
• レシートは今までどおり LINE「○○代経理」のアルバム（「合宿費」「部費」「遠征費」「配車代」など）に上げる。
• 経理の担当分け（合宿費＝マネージャー、部費＝経理、遠征費＝遠征係、配車代＝配車経理、イベント代＝その都度決まる担当）と、下に書いた計算ルールは変えない。
• 経理の記録・計算は今までどおりエクセルで行う。アプリはエクセルに書き込む／エクセルを出力する形にする。
• 部員に新しいアプリのインストールや新しい操作を求めない。

技術的にどうしても今のままでは実現できない部分（例：LINE Bot がアルバムの画像を取得できない、など）が見つかった場合は、勝手に運用を変える前提で作らず、理由と「運用の変更が一番小さい代替案」を複数出して私に選ばせてください。

進め方

1. まずこのプロンプト全体を読み、不明点・矛盾点・【要確認】【後で伝える】の項目を一覧にして私に質問してください。
2. 回答をもとに、システム構成・データ構造（エクセルのシート設計）・処理の流れを図や表で提案し、私の OK をもらってから実装に入ってください。
3. 下の「開発フェーズ」の順に1つずつ実装し、各フェーズで動作確認の手順を示してください。
4. 推測で仕様を決めないこと。迷ったら質問してください。

背景

• 依頼者は部の OB。完成後の管理者は部の代表者（毎年交代する現役学生、プログラミング経験なしの想定）。
• 部の活動は3種類。練習：観音マリーナでの合宿（艇庫に泊まり、艇庫で食事を作る）／MT：大学でのミーティングまたはトレーニング／遠征・イベント：遠征、新歓、ファミリーデー、マネージャー感謝祭など。
• 観音マリーナは陸の孤島で、近くのコンビニやスーパーまで歩いて1時間かかる。そのため買い出しにも車が必要。
• 今の問題点：経理ごとに担当者が別々のやり方で欠席者の確認やお金の計算をしているため、請求のタイミングがずれる。その結果、年に一度いきなり大きな金額を請求されたり、お金が必要なときに手元に資金がなかったりする。

経理のルール（変えないこと）

1. 合宿費（担当：マネージャー）

• 対象：練習期間の食材費、生活用品（トイレットペーパー、シャンプーなど）、ガス代。電気・水道は大学負担なので対象外。
• 食材費は「1食単位」で割る。日単位ではない。例：2日間の合宿なら艇庫飯は「1日目昼・夜、2日目朝・昼・夜」の5食。両日参加の人は5食分、2日目から参加の人は2日目昼・夜の2食分を払う。途中から参加、途中で抜ける、夜ご飯だけ食べない、朝ご飯だけ食べない、などに対応すること。1食あたりの単価の出し方：【要確認】
• 生活用品とガス代は、参加人数で均等に割る。「参加人数」に数える条件：【要確認】
• 例外：練習期間の前日20時以降に欠席連絡をした人は、買い出しリストがすでに作られているため、もともと参加予定だった分と同じ金額を請求する。
• 出費のレシートは「○○代経理」の「合宿費」アルバムに上がる。

2. 部費（担当：経理）

• 対象：ヨットの整備費、ハーバー使用料など。収入・支出とも一番大きい。
• 毎月の金額は決まっておらず、「1月は○円、2月は○円…」と月ごとに設定する。学年と所属（選手／マネージャー）によって毎月の請求額が変わる。
• 細かい出費は「○○代経理」の「部費」アルバムに上がる。大きな出費は部に請求書が届き、経理が記録する。部費以外の収入もあり、経理が記録する。

3. 遠征費（担当：遠征係）／イベント代（担当：その都度決まる）

• 対象：遠征のホテル代、ガソリン代、高速代など。イベント代は新歓・ファミリーデーなど。その遠征・イベントに参加した人で、かかったお金の合計を割り当てる。

4. 配車代（担当：配車経理）※一番大変なので特に丁寧に

• 基本方針：直前の欠席者まで反映し、実際に車や電車に乗った事実に基づいて配車を組み、精算する。
• 東広島市（大学）から観音マリーナへは「車」または「電車」で行く。車には「部車」と「個人車」がある。
• 支出：部車のガソリン代（遠征のとき以外はすべて配車代から出す）／電車代の補助（車の定員を練習参加人数が超えたときの緊急手段。このときだけ片道590円を補助。私的な理由で電車を使った場合は補助なし・配車代の請求もしない）／個人車の補助（ガソリン代は持ち主の自己負担。ただし運転者のほかに1人以上乗せて移動した場合に限り、持ち主に補助。金額：【後で伝える】）／部車の運転手の減額（金額：【後で伝える】）
• 収入：乗車ごとの負担（東広島市から観音マリーナへの車に1回乗るごとに加算。金額：【後で伝える】）／買い出し用の定額（金額・集めるタイミング：【後で伝える】）
• 余ったお金の扱い：上の支出をすべて分配したあとに余ったお金は、「スーパーに連れていってくれてありがとう代」として個人車の持ち主に分配する。持ち主の間での分け方：【要確認】
• 配車の記録について【要確認】：誰がどの車（または電車）に乗ったかを、現在どのように決めて記録しているか。アプリで欠席情報から配車案を自動で作るか、配車経理が作った配車表を取り込むだけにするか。予定と実際が違った場合（直前の欠席・代わりの車など）を、誰がどう修正するか。

現在の買い出しリストの作り方（これを自動化したい）

1. 欠席者を確認し、それぞれの食事の人数を数える
2. 献立を考え、必要な材料 × 人数で分量を見積もる
3. 練習期間すべての献立について同じことをし、1つの買い物リストにまとめる（同じ材料を合算するのが特に大変）
4. トイレットペーパーなど必要な生活用品を追加する
5. 買い出しリストの完成

作ってほしい機能

1. 欠席連絡の記録：LINE「よっとぶー」に投稿された欠席連絡（自由な文章）を読み取り、誰が・いつ（どの練習のどの食事／どの活動）いないかを Google カレンダーに記録する。読み取りに自信がないときは、自動で確定させずに担当者が確認できるようにする。連絡した時刻（前日20時より前か後か）も記録する。
2. 欠席時の通知：欠席連絡があったときに、Google カレンダーの利用者（マネージャー、配車経理など）へ通知が届くようにする。前日20時以降の欠席は分かるように区別する。
3. 買い出しリストの自動作成：Google カレンダーの練習日程と各食事の人数をもとに、献立と「1食・1人あたりに必要な材料」を入力すると、練習期間全体で同じ材料を合算した買い出しリスト（生活用品込み）を作る。献立とレシピは保存して次回以降も使えるようにする。
4. レシートの読み取り：「○○代経理」の各アルバムに上がったレシートから日付・店名・金額を読み取り、アルバムの区分ごとのエクセルにまとめる。読み取り結果は担当者が確認・修正できるようにする。
5. 合宿費の計算：レシートの実費と Google カレンダーの出欠（食数・参加者）から、上のルールどおり1人ごとの請求額を計算し、エクセルにまとめる。
6. 配車代の計算：上の配車代のルールどおり、乗車記録・補助・減額・余りの分配まで計算し、エクセルにまとめる。
7. 管理者の引き継ぎ：代表者が使えて、毎年の代替わりで管理者・担当者・部員名簿（学年・所属）・金額設定を引き継げるようにする。
8. 金額設定を変えられるようにする：補助額・減額・乗車ごとの負担額・部費の月額・前日20時の締切時刻などは、プログラムを書き換えずにエクセルの「設定シート」などから代表者や担当者が変更できるようにする。

※ 余裕があれば、各経理の請求を1人ごとにまとめて見られる一覧も検討してください（年1回の大口請求・資金不足の問題に役立つため）。ただし請求のタイミングや方法そのものは各担当のやり方を変えないこと。

技術面の希望と、必ず調べてほしい点

• 運用費はできるだけ無料にしたい。サーバーの管理が必要ない構成を優先する。
• 部専用の Google アカウントなどに全部をまとめ、特定の個人のアカウントに依存させない（代替わりで使えなくなるのを防ぐ）。
• 個人情報（名前、欠席理由、金額）の扱いに気をつけ、役職ごとに見られる範囲を分ける。
• 以下は設計の前に必ず調べ、問題があれば「方針：今の仕組みは変えない」に従って私に相談すること。LINE Bot（Messaging API）を既存のグループ「よっとぶー」「○○代経理」に招待して、メッセージや画像を取得できるか（特にアルバムに上げた画像を取得できるか）／Bot は招待される前の過去のメッセージを読めない点／LINE 公式アカウント無料プランの通知数の上限／Google カレンダー、エクセル（保存場所：OneDrive／Google ドライブ等）とどう連携するか／自由な文章の解釈やレシート読み取りに AI を使う場合の費用（無料枠があるか）。

開発フェーズ

• フェーズ1：部員名簿、練習日程（Google カレンダー）、欠席連絡の取り込みと通知
• フェーズ2：献立・レシピの登録と買い出しリストの自動作成
• フェーズ3：レシートの読み取りとエクセルへの記録
• フェーズ4：合宿費・配車代の自動計算（あわせて部費・遠征費・イベント代の集計）
• フェーズ5：プログラミング未経験の代表者向けの運用マニュアル（毎日の使い方、代替わりの引き継ぎ手順、トラブルが起きたときの対処法）